PLANO DE CONTINUIDADE DE NEGÓCIOS


Na década de 1990, estrategistas militares norte-americanos começaram a utilizar o termo “VUCA” para se referir aos múltiplos cenários de possíveis confrontos armados que os EUA poderiam enfrentar.

VUCA é o acróstico em inglês para Volatility (volatilidade), Uncertainty (incerteza), Complexity (complexidade) e Ambiguity (ambiguidade).

Em outras palavras, os oficiais do exército americano estavam compreendendo que o mundo atual é volátil, no sentido de que tudo muda muito rápido, incerto, pois, tudo atualmente é muito relativo; complexo, na medida em que as relações sociais, políticas e econômicas envolvem um volume cada vez maior de variáveis e ambíguo, posto que é tudo muito contraditório.

Estamos vendo isso acontecer neste exato momento no decorrer de 2020, quando a pandemia de COVID-19 virou o mundo de cabeça para baixo e uma guerra de narrativas ocupa o espaço das memórias de nossos celulares, enchendo nossas cabeças de incertezas e preocupações.

Quando levamos isso para a realidade das empresas, nos deparamos com a dramática situação de vários negócios que enfrentam dificuldades enormes. Alguns dos empreendimentos mais vulneráveis simplesmente acabaram fechando, cessando de cumprir sua função social de gerar emprego e renda e elevando ainda mais a demanda por “socorro” por parte dos – já deficitários – Governo Federal e Estados.

Tendo esta realidade como um fato com o qual temos que lidar e do qual não é possível escapar, a menos que pudéssemos nos “teletransportarmos” para outro planeta, haveria alguma metodologia para nos ajudar a “sair do atoleiro” e retomar as atividades com o mínimo de segurança e, de quebra, “vacinar” a empresa para os futuros desafios que – certamente – teremos que enfrentar?

A resposta é sim!

A ISO 22301:2013 nos apresenta um Sistema de Gestão de Continuidade do Negócio. Uma espécie de manual de boas práticas, construído com base na experiência de empresas “sobreviventes” que aprenderam com as crises e reviravoltas desse mundo maluco no qual vivemos.

Esse manual é construído segundo a lógica de um ciclo de melhoria, que envolve as seguintes etapas: planejar, executar, verificar se funcionou e agir realizando as adequações necessárias.

Na prática, a sequência lógica é a seguinte:

Primeiro, você deve definir o escopo!

Nesta fase você precisa compreender o contexto da sua organização, identificar suas limitações, estabelecer as responsabilidades, resumir os principais tópicos a serem tratados e, a partir desse exercício, estabelecer o foco do plano. A dica aqui é construir o plano de forma colaborativa, ou seja, contando com a contribuição de todos os setores da empresa.

Na sequência você deve partir para a gestão de riscos.

Na gestão de riscos, o primeiro passo é mapear os processos abarcados pelo plano conforme a definição de escopo realizada no início do mesmo. Depois de mapear os processos você deve construir uma matriz de riscos para mensurar a probabilidade e o impacto de cada evento e assim construir uma escala de priorização. Desta forma será possível dirigir o esforço para as ameaças realmente relevantes e tornar o plano mais assertivo. A participação de um profissional experiente, que possua conhecimento sobre gestão de riscos e tenha um olhar externo sobre as atividades da empresa pode ajudar bastante!

Uma vez compreendidos e analisados os riscos, chegou a hora de elaborar o Plano de Continuidade do Negócio propriamente dito. Nesta etapa, por meio de ferramentas de análise e de gestão de projetos, nós definimos as respostas para incidentes e o plano de recuperação de desastres.

Finalmente, depois de documentar as ações, estabelecer uma matriz de responsabilidades (quem faz o quê e quando), partimos para a execução e monitoramento do plano, quando revisamos periodicamente o documento e, se necessário, colocamos ele em prática.

A grande sacada desta metodologia é que, usando as ferramentas corretas da forma adequada, é possível elaborar um plano excelente para “blindar” a empresa diante das adversidades com as quais ela pode se deparar. Dá para definir qual é o apetite da organização com relação ao risco, é possível definir claramente qual é o tamanho da reserva financeira de contingência que precisa ser mantida e, muito importante, permite que as partes interessadas saibam exatamente o que fazer caso algum incidente ou desastre capaz de paralisar o negócio acontecer.

Em outras palavras, com o passo a passo oferecido pela ISO 22301:2013 a sua empresa sai do reativo e passa para o proativo, ou seja, se a organização da qual você faz parte possuísse um Plano de Continuidade de Negócios bem feito e atualizado, a pandemia de COVID-19 não seria tão ameaçadora quanto está sendo, pois você e sua equipe já teriam considerado essa situação, imaginando o que poderia acontecer e se preparando para passar pelo problema da melhor maneira possível. Essa lógica também se aplica a outros tipos de problemas, tais como ataques de hackers, elevação exagerada da cotação do dólar, falência do principal fornecedor, acidentes dos mais variados nas dependências da empresa, enfim, tudo o que pode acontecer e paralisar as atividades do negócio.

A dica Master, a título de conclusão, é que, para construir um Plano de Continuidade de Negócios é preciso uma boa dose de maturidade empresarial, conhecimento e mente aberta. Neste sentido, uma ajuda externa, de alguém que está fora do “olho do furacão” e que possui uma perspectiva isenta de preconcepções sobre o negócio ou a equipe, pode ajudar muito na construção e manutenção desse sistema. Caso queira saber mais sobre o assunto ou precise de orientação específica, consulte um especialista.

Econ. Alexandre B. Marques

Economicidade

© 2023 por "Pelo Mundo". Orgulhosamente criado com Wix.com